Nationella informationstjänster

Från dpbl
Hoppa till: navigering, sök
Handslag datorer.jpg
Vägledning till digitalt sammanlänkad plan- och bygglovsprocess

Det här området handlar om

  • information som behövs som underlag både i kundens och verksamhetens processer - som exempelvis personuppgifter för inloggning (Skatteverket), fastighetsinformation (Lantmäteriet), information om strandskydd (Länsstyrelsen)
  • nationella lösningar som krävs för en nationellt digitalt sammanlänkad plan- och bygglovsprocess.

Detta är det område där det finns mesta att göra. Men också enormt stora vinster att göra.

Förutsättningar för en fungerande digitalt sammanlänkad plan- och bygglovsprocess

En förutsättning för att en digitalt sammanlänkad plan- och bygglovsprocess ska fungera är att

  • myndigheterna som medverkar i processen samverkar (och med det menas både kommuner och statliga myndigheter)
  • vissa nationella lösningar utvecklas och blir klara att användas i närtid.

Myndigheterna måste samverka och lösa informationshanteringen gemensamt

Kunden (medborgaren eller företagaren) ska få den information den behöver[1]

Att söka bygglov innebär att man som kund möter en komplex ärendehantering som löper över flera förvaltningar. Och som kund ska man också förstå vilka krav som ställs för att få de tillstånd man behöver. Det innebär i sin tur att myndigheternas information måste vara tillräckligt detaljerad för att kunden ska få stöd med vägval de behöver för att kunna värdera sin situation i relation till regelverken.

I dag hanteras i regel inte informationen sammanhållet i förvaltningen. Medborgaren blir en projektledare för sin egen situation där kunskapen om vad som behöver göras växer fram successivt och tar mycket tid i anspråk.

Informationen är ofta fragmenterad inom en myndighet eftersom organisationen är strukturerad efter olika ansvarsområden. När det är så måste kunden själv lägga pussel utifrån olika informationsmängder.

Kunden ska inte behöva navigera i en fragmenterad förvaltning[2]

Kunden har svårt att navigera i en fragmenterad förvaltning. När kunden inte har tillgång till en sammanhållen plats utifrån sin livshändelse behöver hen hitta relevanta aktörer att vända sig till. Kunden kan till och med behöva bygga en ”karta” för att vara säker på att rätt kontakter tas. Kunden går stegvist framåt på en informations-upptäcktsresa där de olika myndigheterna som är inblandade successivt adderar ärenden genom att identifiera kontakter som behöver tas. Risken är att kunderna ”studsar runt i förvaltningen likt flipperkulor” när de inte får stöd att identifiera de myndigheter som hanterar respektive del i det sammansatta ärendet.

Myndigheterna ger oftast inte det stöd som krävs för att på ett enkelt sätt navigera i förvaltningsmiljön. I en sammanhållen förvaltning är det väsentligt att kunna ge stöd kring navigation och att gränsytorna är uppbyggda för att visa hela livssituationen både vad gäller aktörer och reglerade delar.

Den svenska förvaltningspolitiken identifierade tidigt att det inte ska vara medborgares och företagares uppgift att veta hur den offentliga sektorn är organiserad. Trots detta är det relativt ovanligt att myndigheter hjälper till för att underlätta identifieringen av aktörer och information utanför den egna myndigheten utan lämnar istället detta till medborgaren och företagaren.

Det ska inte vara upp till kunden att veta i vilken ordning kontakter med myndigheter ska tas[3]

Idag är det upp till kunden att veta i vilken ordning kontakter med myndigheter ska tas.

Det är inte ovanligt att medborgare och företagare ges uppgiften att i sammansatta ärenden skicka information mellan myndigheter. Kundens koordinering av information mellan myndigheter sker ofta helt utan stöd från myndigheter, vilket gör att sammansatta förvaltningsövergripande livshändelser blir onödigt tidskrävande.

Det finns mycket tid att spara genom att utveckla tjänster som bättre koordinerar kontakter och initierar ärenden hos de myndigheter som är inblandade i en kunds livshändelse.

Myndigheter ska inte behöva begära in en redan inlämnad uppgift[4]

Idag i den fragmenterade förvaltning vi har, begär myndigheter in information som redan finns dokumenterad inom den offentliga ”koncernen”. Detta innebär att medborgare och företagare av olika skäl agerar brevbärare mellan myndigheter.

Exempel på sådan information är kontaktuppgifter och annan gemensam grunddata.

Förtroendet för offentlig sektor skadas av att medborgare och företagare behöver lämna samma uppgifter till flera aktörer eller agera brevbärare där uppgifter hämtas från en myndighet och lämnas in till en annan. Det är obegripligt för medborgarna hur den offentliga förvaltningen kan sakna minne att hantera gemensamma informationsmängder och underlag.

Idag är det upp till var kommun att hjälpa kunden

Just nu sitter kommunerna som spindeln i nätet när det gäller att se till att det finns information om vad som gäller på en viss fastighet eller ett visst område. Men det arbetssätt kommunerna har att ta till är analogt: att själva sätta ihop information som de får från olika myndigheter i kartor. Som inte blir maskinellt läsbara. Oftast beroende på att underlaget kommunerna får inte är maskinellt läsbara.

Vi myndigheter måste utveckla gemensamma tjänster

Vi myndigheter som medverkar i processen måste komma överens om och få en gemensam syn på

  • hur plan- och bygglovsprocessen ska försörjas med information
  • hur tjänster ska tas fram och beskrivas.

Målet är att vi ska:

  • hämta data som en tjänst direkt från leverantör om detta alternativ finns
  • använda nationella standarder som finns för utbyte av information
  • undvika dubbellagring av data.

Gemensamma nationella lösningar

Lösningar som redan finns att använda

Det finns nationella lösningar som redan nu kan användas redan idag:

  • funktionen Mina meddelanden som löser myndigheternas kommunikation till medborgare/företag
  • e-ID - det finns flera lösningar för kunder att identifiera sig elektroniskt.[5]
    • E-legitimation: Danske Bank, Handelsbanken, Ikano Bank, Länsförsäkringar Bank, Nordea, SEB, SkandiaBanken, Sparbanken Syd, Sparbanken Öresund och Swedbank.
    • Mobilt BankID. BankID ges ut av Danske Bank, Handelsbanken, ICA-banken, Länsförsäkringar Bank, Nordea, SEB, SkandiaBanken, Sparbanken Syd, Sparbanken Öresund, Swedbank och Ålandsbanken.
    • E-legitimation för dig som inte är internetbankkund. Nordea erbjuder e-legitimation till dig som inte är internetbankkund. Hos Skatteverket kan du ansöka om ett id-kort om du är folkbokförd. Skatteverkets id-kort innehåller en e-legitimation från Telia som du kan använda via en kortläsare till din dator.
  • direktåtkomst från Lantmäteriet om fastighetsuppgifter - en kommun erhålla uppgifter ur fastighetsregistret via direktåtkomst (geodatatjänster). Tjänsterna ger dig möjlighet att använda fastighetsregistrets information i dina egna system och applikationer.[6] Exempel på tillämpning är Rigeskommunernas e-tjänster där de använder Adress direkt och Fastighet direkt. Kunden matar in adress eller fastighet och får tillbaka fastighet. Om det görs i deras kartbaserade söktjänst så zoomas fastigheten in. Kunden kan rita in prick eller yta i kartan och tyngdpunkten för den sänds iväg och tillbaka kommer data om fastighet. [7]
  • standarder för digitalt överföring av information

Nationella lösningar som måste på plats

Det finns en del som måste lösas på nationell nivå för att kundernas och kommunernas processer ska fungera fullt ut:

  • Elektroniska underskrifter: Det måste finnas väl fungerande tjänster för elektronisk identifiering och underskrift. Myndigheterna måste kunna ta emot ansökningar och andra handlingar i elektronisk form med stöd av tekniska och administrativa funktioner som uppfyller kraven på rättssäkerhet, informationssäkerhet och persondataskydd[8].
  • Vissa författningar måste ändras: För att kunna använda e-tjänster fullt ut måste utformningen av formkraven i vissa författningar ändras då vissa begrepp innebär att det inte går att utföra en åtgärd elektroniskt. Som exempel kan nämnas krav på originalexemplar och egenhändiga underskrifter. Formkrav kan också vara utformade så att originalhandlingar ska bifogas. Det kan medföra att ett elektroniskt ingivande försvåras. Regler om original behöver emellertid inte utesluta elektroniska rutiner.[9]. Se vidare E-delegationens vägledning Elektroniska original, kopior och avskrifter.
  • Utländsk e-legitimation måste kunna användas: Med e-legitimation är det i många fall möjligt att elektroniskt legitimera sig för att anhängiggöra ett ärende och skriva under en handling elektroniskt. Men det är bara de som har svenskt personnummer eller samordningsnummer som kan få en svensk e-legitimation. I plan- och bygglovsprocessen finns flera sakägare som bor utomlands eller som har utländsk e-legitimation.[10].
  • Myndigheter borde ha krav på att ta emot digitala handlingar: Det finns länsstyrelser som vid ett överklagande saknar möjlighet att hantera elektroniska handlingar. De begär därför in handlingarna på papper med stöd av 2 kap. plan- och byggförordningen (2011:338). Bestämmelsen i 2 kap. 6 § anger att de handlingar som ska skickas till Boverket, länsstyrelsen och Lantmäteriet ska vara lämpliga för arkivering. Detta behöver inte innebära något hinder mot elektroniskt informationsbyte men kan kräva att det sker en samordning vad gäller elektronisk arkivering hos olika aktörer. I 2 kap. 8 § samma förordning anges emellertid att länsstyrelsen kan besluta att handlingar inte behöver ges in om den har rutiner för att ta del av handlingarna på annat sätt. Det innebär att även om många kommuner har en teknisk lösning för att göra handlingar elektroniskt tillgängliga så kan länsstyrelser sakna rutiner för att ta del av dem. I praktiken innebär det även att det är länsstyrelsen som avgör i vilka format de ska ta emot dokumentation och om de är lämpliga för den arkivlösning som myndigheten har.[11].

Exempel på nationella lösningar

Strandskyddsdelegationens e-tjänst (pilot)

Strandskyddsdelegationen har tagit fram en pilot-e-tjänst för att söka dispens från strandskydd.

Den 24 mars 2015 höll de ett webbsänt informationsseminarium. Det är ett mycket tänkvärt seminarium deras funderingar har klart bäring på våra tankar kring digital planinformation.

För att kunna erbjuda nationellt gångbara e-tjänster måste viss information finnas tillgänglig. För e-tjänster inom byggande krävs information om vad man får – och inte får – göra. Infomration finns hos olika myndigheter som

  • Lantmäteriet som har fastighetsinformation
  • länsstyrelsen som har information om utökat strandskydd och beslut om strandskydd. De har även information om riksintressen men den typen av information kan även fås av ansvarig central myndighet.
  • Trafikverket har information om väg- och järnvägar (befintliga och planerade).
  • Naturvårdsverket har skyddade områden etc.

Listan kan göra lång.

Något som blev tydligt i piloten för ansökan om strandskyddsdispens är att länsstyrelser och kommuner hanterar strandskydd olika. Alla län har inte strandskyddsområden. Och har de så visas de inte på samma sätt. I till exempel Västernorrlands län är det bara utökat strandskyddsområde på en linje på strandlinjen som ett mått anges. De redovisar inte det generella strandskyddsområdet.

En förutsättning för att en e-tjänst av exemplet strandskyddsdispens ska fungera är att informationen är strukturerad så att den går att visa oavsett vilket system man har för visning.

Mer information

Information som rör nationella informationstjänster hittar du här:



Kugghjul.png Fotnot
  1. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 112-113
  2. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 113-115
  3. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 115
  4. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 116
  5. Mer information om utgivare av e-legitimation finns hos Skatteverket
  6. Se Lantmäteriets nedladdnings- och direktåtkomsttjänster för fastighetsinformation]
  7. Lantmäteriets produktlista:
    • Adress Direkt
    • Byggnad Direkt
    • Fastighet Direkt
    • Gemensamhetsanläggning Direkt
    • Gränspunkt Direkt
    • Inskrivning Direkt
    • Markreglering Direkt
    • Referens Uppslag Adress
    • Referens Uppslag Organisation
    • Registerbeteckning Direkt
    • Rättighet Direkt
    • Samfällighetsförening Direkt
    • Taxering Direkt
    • EULIS - European Land Information System
  8. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 34
  9. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 34
  10. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 35
  11. Se slutbetänkandet: En förvaltning som håller ihop, sid. 42

=> Till första sidan i vägledningen
=> Till området kundens processer i vägledningen
=> Till området verksamhetens processer i vägledningen


Lägg till din kommentar
dpbl välkomnar alla kommentarer. Om du inte vill vara anonym kan du registrera eller logga in. Det är gratis.